Behandling av personuppgifter

Kommunen är myndighet och när handlingar och/eller personuppgifter inkommer till kommunen anses dessa som huvudregel utgöra allmänna handlingar som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har kommunen ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Kommunen ansvarar för många olika uppdrag och behandlar personuppgifter i samband med att vi genomför uppdragen exempelvis inom:

• Kultur, fritid och turism exempelvis driva bibliotek.

• Vård och omsorg exempelvis bedriva individ- och familjeomsorg, hemsjukvård eller ge stöd och service till vissa funktionshindrade.

• Utbildning exempelvis bedriva förskola, grundskola samt tillhandahålla elevhälsovård.

• Fysisk planering och byggnadsväsen exempelvis hantera bygglov eller marklov

• Miljö- och samhällsskydd exempelvis hantera livsmedelsäkerhet eller alkoholtillstånd.

• Infrastruktur exempelvis gator, vägar och parkering.

Kommunen behandlar dina personuppgifter i samband med att du söker jobb inom kommunen eller är anställd inom kommunen.

Kommunen hanterar ofta vanliga personuppgifter som exempelvis namn, adress och kontaktuppgifter.

Inom delar av kommunens myndighetsutövning, exempelvis inom vård och omsorg, skola och HR, hanteras även känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa eller fackförening (anställda). Även personuppgifter som är belagda med sekretess hanteras i vissa delar av kommunen.

Denna mycket vanligt förekommande rättsliga grund sker eftersom kommunen har rättsliga krav i lag eller förordning som innebär att personuppgifter behöver hanteras.

Exempelvis ska kommunen bedriva elevhälsovård enligt Skollagen eller öppen omsorg enligt Sociallagen, vilket innebär att kommunen behöver behandla personuppgifter.

Denna vanligt förekommande rättsliga grund sker eftersom kommunen förväntas att utföra obligatoriska eller frivilliga uppgifter som innebär att personuppgifter behöver hanteras. Behandlingen är nödvändig för att kommunen ska fullgöra sina uppgifter på ett korrekt och effektivt sätt. Ett exempel är att kommunen för ökad effektivitet ibland använder en säker AI-tjänst för administrativ hantering där personuppgifter som exempelvis namn och kontaktuppgifter kan ingå men inte känsliga personuppgifter.

Denna rättsliga grund avser främst anställda och sker då den är nödvändig på grund av avtal med den registrerade. Exempelvis anställningsavtal.

Denna sällan förekommande rättsliga grund sker endast i akuta tillfällen i fråga om rädda liv. Exempelvis att en person är medvetslös och då inte kan fatta beslut eller ge samtycke till insamling av hälsoinformation.

De som jobbar för kommunen kommer att ta del av uppgifterna för att de behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

I de fall kommunen är skyldig enligt lag eller förordning så lämnas personuppgifter till andra myndigheter.

Vidare kan kommunen behöva lämna ut handlingar där personuppgifter förekommer till den som är part i ett ärende för att efterleva reglerna om kommunicering och partsinsyn.

Utöver de ovanstående utlämnande och de som görs enligt offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) använder sig kommunen i vissa fall av personuppgiftsbiträden.

De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som kommunen har lämnat för behandlingen. Kommunen använder exempelvis personuppgiftsbiträden för olika typer av IT-tjänster.

Kommunen är en myndighet och utgångspunkten är enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Kommunen följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut genom att följa kommunens dokumenthanteringsplaner.

Tillgång

Du kan begära att få ett besked om huruvida kommunen behandlar personuppgifter som rör dig, ett så kallat registerutdrag. Du behöver legitimera dig innan vi lämnar ut ett registerutdrag.

Rätt till rättelse

Anser du att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändning

För de rättsliga grunderna myndighetsutövning och allmän intresse (Se också under Rättslig grund) har du rätt att invända mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa kommunen från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk.

Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att kommunen ska kunna fullgöra sina uppdrag enligt lag eller de framgår av en allmän handling har kommunen ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt att flytta dina personuppgifter

Om kommunen behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt att klaga på personuppgiftsbehandling

Om du har klagomål över behandling av personuppgifter kan du i första hand kontakta kommunen. Antingen genom kontakt direkt med den ansvariga verksamheten eller via kommunens dataskyddsombud. Vi utreder då frågan och vidtar eventuella rättelser eller andra åtgärder.